I&I-> Jaargangen -> Artikel

De informatiemanagement-
matrix (2)

Door D.S. Tan


De informatiemanagement-matrix wordt gevormd door de mate van centralisa- tie/decentralisatie uit te zetten tegen de mate van zelf doen/uitbesteden. De organisaties van de informatievoorziening van de dertien ministeries en een twaalftal banken en verzekeringsmaatschappijen worden in deze matrix afgebeeld.

In het vorige artikel (in het voorjaarsnummer van deze jaargang) werden de volgende vijf organisatievormen van de informatievoorziening met een opklim- mende mate van decentralisatie onderkend (zie figuur 1):

  • Volledig centraal (VC)
  • Centrale coördinatie (cc)
  • Functionele coördinatie (FC)
  • Federatie (FE)
  • Volledig decentraal (VD)

    Ook werden de volgende vijf gradaties van uitbesteding (outsourcing) onderscheiden:

  • Alles zelf doen (AZ)
  • Uitbesteden van de bouw van informatiesystemen (UB)
  • Uitbesteden van bouw en centraal technisch beheer (CT)
  • Uitbesteden van bouw, centraal en lokaal technisch beheer (TB)
  • Alles uitbesteden, exclusief de gebruikerstaken (AZ)

    De mate van decentralisatie en de mate van uitbesteding worden primair bepaald door de volgende vijf situationele factoren of contingentiefactoren:

  • De algemene organisatiestructuur.
  • De heersende bedrijfscultuur.
  • Het belang van de toepassing van informatietechnologie (IT) voor de organisatie.
  • De fase waarin de toepassing van IT zich bevindt (per nieuwe technologie).
  • De automatiseringserfenis.

    Hierbij is ervan uitgegaan dat strategie, primair bedrijfsproces en omgevingsfactoren voldoende zijn verdisconteerd in de algemene organisatiestructuur en de bedrijfscultuur. Er moet dus sprake zijn van een relatief stabiele situatie.

    De mate van decentralisatie van de informatievoorziening is in principe een directe afspiegeling van de algemene organisatiestructuur. De vijf behandelde structuren met een opklimmende mate van decentralisatie zijn:

  • De functionele structuur (FS)
  • De geïntegreerde produktstructuur (GP)
  • De bijproduktstructuur (BP)
  • De verwante-produktstructuur (VP)
  • De divisiestructuur (DS)

    De bedrijfsculturen die in toenemende mate een decentrale informatievoorziening bevorderen zijn respectievelijk de machtsgerichte, de rolgerichte, de taakgerichte, de klantgerichte en de individu-gerichte bedrijfscultuur.

    Het belang van het toepassen van IT kan onder meer ondersteunend zijn (gericht op het verhogen van de efficiency en de effectiviteit) of strategisch (gericht op het betreden van nieuwe markten en/of het realiseren van nieuwe produkten of diensten).
    De informatiemanagement-matrix wordt gevormd door de vijf gradaties van uitbesteding langs een horizontale as en de vijf gradaties van decentralisatie langs een verticale as uit te zetten. Dit levert 25 mogelijke combinaties op. In deze matrix werden in het vorige artikel de vijf basisconfiguraties van Mintzberg (1983) afgebeeld (zie figuur 2).
    In dit artikel wordt de informatiemanagement-matrix toegepast op de organisatie van de informatievoorziening van de dertien ministeries en een twaalftal banken en verzekeringsmaatschappijen. Beide soorten organisaties zijn grote dienstverlenende organisaties met een informatieverwerkend proces als primair bedrijfsproces. Volgens de strategische functie typologie van Simon (1989) zijn de ministeries taakorganisaties aangestuurd door een (politiek) beleidsorgaan en de financiële instellingen marktorganisaties aangestuurd door de markt. Verschillen in organisatiestructuur en bedrijfscultuur kunnen grotendeels hiermee worden verklaard.
    De gegevens van de ministeries zijn ontleend aan de jaarrekeningen en automatiseringsbijlagen over 1991 van de Rijksbegroting 1993 en interviews met in totaal 47 informatie- en automatiseringsmanagers bij alle 13 ministeries in 1991. De gegevens van de 12 financiële instellingen zijn ontleend aan de jaarverslagen over 1991 en interviews met de informatie- of automatiseringsmanager van de betreffende bank of verzekeringsmaatschappij in 1992. De gegevens van zowel de ministeries als de financiële instellingen zijn dus momentopnames.

    De ministeries

    Situatieschets

    In de jaren zeventig was de automatisering bij de Rijksoverheid gecentraliseerd bij twee, onder Binnenlandse Zaken ressorterende, algemene rekencentra en een aantal departementale rekencentra. De algemene rekencentra, het Rijkscomputercentrum (RCC) en het Computercentrum Limburg (CCL), verzorgden de ontwikkeling en de exploitatie van de interdepartementale informatiesystemen en verrichtten automatiseringswerkzaamheden voor de departementen die niet beschikten over de benodigde technische en personele capaciteit. De departementale rekencentra waren belast met automatiseringswerkzaamheden voor een bepaald departement (bijvoorbeeld Defensie, Sociale Zaken en wvc) of departementsonderdeel (bijvoorbeeld de Belastingdienst en Rijkswaterstaat). Hiernaast bestonden er ook meer gespecialiseerde rekencentra bij onder andere de Rijksdienst voor het Wegverkeer, het KNMI, het Kadaster en het Centraal Bureau voor de Statistiek.
    In de jaren tachtig zijn twee ontwikkelingen in gang gezet, die grote invloed hebben gehad op de organisatie van de informatievoorziening bij de Rijksoverheid, te weten:

  • de decentralisatie van het middelenbeheer;
  • de privatisering van overheidsdiensten.

    De decentralisatie van het middelenbeheer is bedoeld om het ambtelijk apparaat efficiënter en minder bureaucratisch te doen functioneren door het management op de diverse niveaus niet alleen aan te spreken op de uitvoering van taken, maar ook meer verantwoordelijkheid te geven voor het financieel, personeels- en informatiebeheer (integraal management). Men wilde zich ontwikkelen van Mintzbergs machinebureaucratie in de richting van een divisie-organisatie.

    De decentralisatie van het financieel en personeelsbeheer is uiteindelijk niet ver doorgevoerd. Decentralisatie en resultaatverantwoordelijk stellen van eenheden lijken dan ook meer op retoriek dan op realiteit te berusten (Burger, 1992).
    De decentralisatie van het informatiebeheer daarentegen is, mede vanwege de opkomst van de personal computer, op enkele plaatsen aanvankelijk zelfs te ver doorgeschoten.
    Naar aanleiding van het rapport van de Commissie Overheidsbestedingen op het gebied van de Informatietechnologie (de Commissie Pannenborg) in 1985, werd gestreefd naar privatisering (verzelfstandigen of uitbesteden) van informatiediensten met het doel het overheidsapparaat af te slanken en het bedrijfsleven te stimuleren. Dit resulteerde onder andere in de privatisering van de algemene rekencentra RCC en CCL en de departementale rekencentra van O&W, SZW, RWS en VROM.

    Algemene kenmerken

    In grote lijnen hebben alle departementen dezelfde algemene organisatiestructuur. De hoogste ambtelijke leiding van een ministerie wordt vervuld door de secretaris-generaal (SG) en de plaatsvervangend SG. Onder de SG ressorteren diverse stafonderdelen, waaronder een directie Organisatie en Informatievoorziening (O&I), en een aantal directoraten-generaal. Een directoraat-generaal (DG) bestaat weer uit een aantal directies en diensten.
    De directies en diensten zijn over het algemeen gegroepeerd naar soort dienstverlening. Hoewel de hoofdstructuur geen functionele structuur is, is zij zeker geen divisiestructuur. Bij een divisiestructuur worden de divisies door de concernleiding immers uitsluitend aangesproken op (financiële) resultaten. Hoewel bij het streven naar meer decentralisatie, bij een aantal ministeries proeven zijn gedaan met contractmanagement, worden de financiële en personele middelen nog steeds jaarlijks centraal toegewezen en bewaakt. Er is duidelijk sprake van een centrale planning. Een belangrijke reden hiervoor is de moeilijk meetbare resultaten van een overheidsdienst; het is nog niet gelukt voor de meeste diensten goede kengetallen te ontwikkelen.
    De algemene organisatiestructuur van elk ministerie kan dan ook op departementaal niveau getypeerd worden als een geïntegreerd produktstructuur (GP).
    Ondanks pogingen om de slagvaardigheid en klantgerichtheid van ambtenaren te vergroten, overheerst op de departementen nog steeds de rolgerichte bedrijfscultuur. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de politieke aansturing en de ambtelijke rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Bij technische departementsonderdelen, zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, heerst meer een taakgerichte bedrijfscultuur.
    Tabel 1 geeft een overzicht van de meest relevante kencijfers voor 1991 van alle 13 ministeries, te weten Algemene Zaken (AZ), Binnenlandse Zaken (BiZa), Buitenlandse Zaken (BuiZa), Defensie (Def.), Economische Zaken (EZ), Financiën (Fin.), Justitie (Jus.), Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV), Onderwijs en Wetenschappen (O&W), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Verkeer en Waterstaat (V&W), Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) en Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC). Departementsonderdelen die een groot deel uitmaken van een ministerie, zoals de Belastingdienst (Bel.), de Informatiseringsbank (IB) en Rijkswaterstaat (RWS) zijn afzonderlijk aangegeven.
    Op basis hiervan zijn enkele karakteristieke verhoudingsgetallen (ratio's) berekend, die in tabel 2 zijn weergegeven. De IT-kosten als percentage van de totale uitgaven, het aantal IT-medewerkers als percentage van het totaal aantal medewerkers en de IT-kosten per medewerker zijn indicaties voor de automatiseringsgraad en het belang dat door de organisatie wordt gehecht aan de toepassing van IT. Hoge IT-kosten per IT-medewerker kunnen wijzen op een geavanceerde IT-omgeving, een grote mate van uitbesteding of een minder efficiënte werkwijze. De decentrale IT-kosten en het aantal decentrale IT-medewerkers als percentages van de totale IT-kosten en het totaal aantal IT-medewerkers zijn een maat voor de decentralisatie van de informatievoorziening.
    Uit tabel 1 blijkt dat de Rijksoverheid (exclusief de Hoge Colleges van Staat) in 1991 in totaal ongeveer 1,7 miljard gulden aan automatisering heeft uitgegeven. Dit is 1,1 procent van de totale uitgaven van circa 149 miljard gulden. Slechts 21 procent hiervan werd centraal (op departementsniveau) uitgegeven. Voor een aantal ministeries, zoals Buitenlandse Zaken, O&W, SZW, VROM en WVC, heeft een belangrijk deel van de uitgaven betrekking op uitkeringen en subsidies en derhalve niets te maken met de eigen bedrijfsvoering; de IT-kosten van deze ministeries maakten dan ook slechts een zeer gering percentage uit van de totale uitgaven. De automatiseringsgraad van deze ministeries wordt beter tot uitdrukking gebracht door de IT-kosten per medewerker. AZ, Financiën (inclusief de Belastingdienst) en Justitie gaven relatief het meeste uit aan automatisering (respectievelijk 6, 5,6 en 4,7 procent). Financiën (vanwege de Belastingdienst) en Rijkswaterstaat hadden relatief de hoogste decentrale IT-kosten. O&W en de Informatiseringsbank hadden het hoogste percentage IT-medewerkers per medewerker en de hoogste IT-kosten per medewerker. Met respectievelijk gemiddeld 810 en 1000 werkstations per 1000 medewerkers hadden zij dan ook de hoogste automatiseringsgraad. De hoge IT-kosten per medewerker en IT-medewerker bij Binnenlandse Zaken werden veroorzaakt door de grote landelijke projecten die onder verantwoordelijkheid van dit ministerie werden uitgevoerd. Het percentage IT-medewerkers per medewerker is bij Binnenlandse Zaken niet veel hoger dan het gemiddelde. De hoge IT-kosten per IT-medewerker in combinatie met een laag of gemiddeld percentage IT-medewerkers per medewerker bij Justitie en SZW duidt op een grote mate van uitbesteding. Aangezien bij SZW de uitbesteding aan het geprivatiseerd centrum centraal is geregeld, heeft SZW een relatief laag percentage decentrale IT-kosten.
    Met uitzondering van AZ, waren alle ministeries op departementaal niveau in hoge mate gedecentraliseerd (percentages decentrale/totale IT-kosten en decentraal/totaal aantal IT-medewerkers van gemiddeld ongeveer 80 procent).

    De organisatie van de informatievoorziening

    In tabel 3 is een overzicht gegeven van de organisatie van de informatievoorziening bij de ministeries. Opmerkelijk is dat de informatievoorziening meer is gedecentraliseerd dan de algemene organisatiestructuur. De algemene organisatiestructuur van de ministeries op departementaal niveau kwam immers het meest overeen met de geïntegreerde produktstructuur (GP). De organisatievorm van de informatievoorziening die hierbij het meest zou passen, is de centrale coördinatievorm (CC). Met uitzondering van AZ, hebben echter alle ministeries hun informatievoorziening volgens de functionele coördinatievorm (FC) of de federatievorm (FE) georganiseerd. Bijna de helft van de ministeries had geen centrum op departementaal niveau (lnv en v&w) of had hun departementaal automatiseringscentrum geprivatiseerd (O&W, RWS, SZW en VROM). De meeste ministeries hadden zowel de ontwikkeling als de exploitatie van informatiesystemen gedecentraliseerd. Alleen bij AZ, ez en Financiën werd hierover nog op departementaal niveau beslissingen genomen. Bij alle ministeries werden het automatiseringsbeleid, de automatiseringsplannen en de standaarden (met betrekking tot apparatuur, systeemprogrammatuur, methoden en technieken) op departementaal niveau vastgesteld.
    Geconcludeerd kan worden dat de automatisering bij de Rijksoverheid is gedecentraliseerd met per departement een voldoende mate van centrale coördinatie om wildgroei en eilandautomatisering te voorkomen. De informatievoorziening is in sterkere mate gedecentraliseerd dan de algemene organisatiestructuur.
    Aangezien dit ook niet strookt met de rolgerichte bedrijfscultuur, moet de reden vooral gezocht worden bij het belang dat door het topmanagement wordt gehecht aan het toepassen van IT. Kennelijk wordt de automatisering bij de departementen nog niet van strategisch belang geacht voor bijvoorbeeld het realiseren van nieuwe vormen van dienstverlening. De automatisering heeft nog hoofdzakelijk een ondersteunend karakter en is gericht op verhoging van efficiency en effectiviteit.
    De meeste ministeries besteedden de systeemontwikkeling na het functioneel ontwerp uit, maar deden zelf het technisch beheer (UB). De uitzonderingen hierop betroffen allemaal ministeries die hun centraal technisch beheer hebben uitbesteed aan hun eigen geprivatiseerd rekencentrum (O&W, SZW, RWS en VROM) op basis van meerjaren contracten die bij de privatisering waren bedongen. De verwachting is dat na het aflopen van de contracten het merendeel weer zelf zal worden gedaan. De ministeries gaven in 1991 nog in totaal ongeveer 230 miljoen gulden uit voor de ontwikkeling en exploitatie van centrale mainframesystemen bij RCC. De grootste opdrachtgevers van RCC waren O&W, VROM en Binnenlandse Zaken. Er werd, voor zowel ontwikkeling als exploitatie, veel automatiseringspersoneel ingehuurd op detacheringsbasis.
    De in tabel 3 samengevatte bevindingen met betrekking tot de organisatie van de informatievoorziening zijn in figuur 3 afgebeeld in de informatiemanagement-matrix. Hoewel het merendeel van de ministeries voor wat betreft de algemene organisatiestructuur en de bedrijfscultuur het meeste overeenkwam met de machinebureaucratie van Mintzberg, bevond alleen het Ministerie van AZ zich in dit gebied van de informatiemanagement-matrix. De meeste ministeries bevonden zich in het
    gebied van de divisie-organisatie en het gebied tussen machinebureaucratie en divisie-organisatie. Bij het streven naar een divisie-organisatie liep de organisatie van de informatievoorziening dus hierop teveel vooruit.

    De financiële instellingen

    Situatieschets

    Bij de belangrijke bankfusies in de jaren zeventig bleef er een onderscheid bestaan tussen algemene banken voor het bedrijfsleven en welgestelde particulieren, de coöperatieve banken voor belangengroeperingen (bijvoorbeeld agrariërs) en de spaarbanken voor de gewone burger. Ook bij de fusies van verzekeringsmaatschappijen in diezelfde periode bleef er een onderscheid bestaan tussen schadeverzekeringsmaatschappijen en levensverzekeringsmaatschappijen, waarbij de laatsten ook hypotheken gingen verstrekken.
    Het bank- en verzekeringswezen maakt thans ingrijpende veranderingen door. Onder druk van de zware concurrentie, hebben zich in de afgelopen jaren vele fusies en overnames voorgedaan om versneld markt- en schaalvoordelen te realiseren en een technologische voorsprong bij partners te benutten. Hierdoor is niet alleen het onderscheid tussen de verschillende soorten banken en verzekeraars verdwenen, maar is er ook een branchevervaging opgetreden tussen banken en verzekeringsmaatschappijen. Door de fusies en overnames zijn dan ook all-round financiële (allfinanz) instellingen ontstaan.
    De verzekeraars zijn geïnteresseerd in het kantorennet en de toegang tot de kapitaalmarkt van de banken. De banken hebben belangstelling voor verzekeraars vanwege de verschuiving van het spaargeld van spaarrekeningen naar koopsompolissen en spaarhypotheken. Als gevolg hiervan vinden thans forse aanpassingen plaats in de hoofdstructuur. Van een hoofdzakelijk produktgeoriënteerde verbijzondering wordt overgegaan naar een hoofdzakelijk cliënt-georiënteerde verbijzondering; van een functionele of matrixstructuur naar een divisiestructuur met resultaatverantwoordelijke business units (Prop, 1991). Dit leidt tot decentralisatie van de informatievoorziening. Ook probeert men de hoofdzakelijk rolgerichte bedrijfscultuur om te vormen tot een klantgerichte cultuur. De financiële instellingen zijn bezig zich te veranderen van Mintzbergs machinebureaucratie in een divisie-organisatie.

    Algemene kenmerken

    De 12 onderzochte financiële instellingen bestaan uit:

  • 3 grote Nederlandse banken (A, B en C);
  • 3 bijzondere Nederlandse banken (een merchant bank D, een spaarbank E en een bank voor de lagere overheid F);
  • 3 grote Belgische banken (G, H en I);
  • 3 grote Nederlandse verzekeringsmaatschappijen (J, K en L).

    De namen van de financiële instellingen worden niet vermeld, omdat een aantal van de onderzochte instellingen uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven anoniem te willen blijven.

    In tabel 4 is een overzicht gegeven van de voor dit artikel meest relevante kencijfers van de 12 financiële instellingen voor 1991. Tabel 5 geeft de op basis hiervan berekende karakteristieke ratio's weer (zie ook paragraaf 2.2). De totale kosten omvatten de bedrijfskosten of algemene kosten zoals personeelskosten, huisvestingskosten, marketingkosten en automatiseringskosten. Voor de Belgische banken is een omrekenkoers gehanteerd van 18 francs voor een gulden. Uit tabel 5 blijkt dat de Nederlandse banken A en F relatief het mees
    te uitgaven aan IT (22 procent van de totale kosten); de Belgische bank H gaf relatief het minste uit (5 procent van de totale kosten). De Nederlandse banken besteedden gemiddeld een hoger percentage van hun totale kosten aan IT dan de verzekeringsmaatschappijen en de Belgische banken. Er waren echter grote onderlinge verschillen. De bijzondere Nederlandse banken, die veel kleiner waren dan de andere financiële instellingen, hadden gemiddeld een hoog percentage IT-medewerkers per medewerker (11 procent). De grote Nederlandse banken hadden gemiddeld de hoogste IT-kosten per IT-medewerker; meer dan twee maal zoveel als hun Belgische collega's. Gezien de geringe mate van uitbesteding, wees dit op meer geavanceerde IT-omgevingen.

    De organisatie van de informatievoorziening

    Tabel 6 toont een overzicht van de organisatie van de informatievoorziening bij de onderzochte financiële instellingen. Aangezien, in tegenstelling tot de ministeries, de algemene organisatiestructuur en de bedrijfscultuur van de onderzochte financiële instellingen onderling verschillen, zijn deze contingentiefactoren ook in de tabel aangegeven.
    Uit de tabel blijkt dat bij vrijwel alle onderzochte financiële instellingen de organisatie van de informatievoorziening meer gecentraliseerd is dan de algemene organisatiestructuur. Dit komt door het strategisch belang van IT voor deze instellingen om onder druk van de zware concurrentie nieuwe markten te betreden en nieuwe diensten te verlenen (zoals telebankieren). Kennelijk is de overgang van een rolgerichte naar een klantgerichte bedrijfscultuur hiervoor geen belemmering. Bank C en verzekeraar L hebben hun informatievoorziening het meest gedecentraliseerd. De informatievoorziening bij de verzekeringsmaatschappijen en de Belgische banken is over het algemeen centraler georganiseerd dan die bij de Nederlandse banken.
    De mate van uitbesteding bij alle onderzochte financiële instellingen was gering. Men deed vrijwel alles zelf. Alleen de merchant bank D en de Belgische bank H besteedden de bouw van sommige informatiesystemen uit. Dit kan ook worden verklaard door het strategisch belang van IT en de zware concurrentie. De sterkte van het eigen automatiseringscentrum werd hiervoor kennelijk voldoende geacht.
    De in tabel 6 samengevatte bevindingen zijn afgebeeld in de informatiemanagement-matrix van figuur 4. Alle onderzochte financiële instellingen bleken in het gebied van de machinebureaucratie en het gebied tussen machinebureaucratie en divisie-organisatie te liggen. Aangezien de meeste instellingen bezig waren met een overgang naar een divisie-organisatie, liep de organisatie van de informatievoorziening dus hierop achter. Gezien het strategisch belang van IT voor deze instellingen, is men voorzichtig met het decentraliseren van de informatievoorziening. De meeste instellingen wilden bovendien na de fusies en overnames eerst centraliseren om meer tot een eenheid te komen, voordat men gaat decentraliseren.

    Conclusies

    Er kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

  • Wanneer uitbesteding van het centraal technisch beheer aan het eigen geprivatiseerd centrum niet wordt meegerekend, bevonden alle onderzochte organisaties zich in het gebied van de machinebureaucratie, de divisie-organisatie of daartussen. Dit bevestigt de juistheid van de lokatie van de machinebureaucratie en de divisie-organisatie in de informatiemanagement-matrix.
  • De informatievoorziening bij de ministeries was over het algemeen decentraler georganiseerd en bij de financiële instellingen centraler georganiseerd dan de algemene organisatiestructuur. Dit komt hoofdzakelijk omdat de financiële instellingen het toepassen van it van veel groter strategisch belang achtten dan de ministeries. Dit zijn ook de redenen voor de geringere mate van uitbesteding door de financiële instellingen.
  • Door de hogere automatiseringsgraad, gaven de financiële instellingen relatief ook aanmerkelijk meer uit aan it dan de ministeries.
  • Door het naar elkaar toegroeien van de organisatie van de informatievoorziening en de algemene organisatiestructuur, kan in de komende jaren bij de financiële instellingen een verdergaande decentralisatie van de informatievoorziening worden verwacht. Bij de ministeries is eerder een hercentralisatie te verwachten.
  • In navolging van de amerikaanse financiële instellingen, kan op langere termijn een grotere mate van uitbesteding door de financiële instellingen worden verwacht in de vorm van samenwerkingsovereenkomsten. Een grotere mate van uitbesteding door de ministeries ligt vanwege de bezuinigingen niet voor de hand.

    Burger, Y.D. (1992), 'Tussen retoriek en realiteit: decentralisatie in de praktijk.' Beleidsanalyse 92-2, pp. 5-16.
    Mintzberg, H. (1983), Structure in fives: designing effective organizations. New York, Prentice Hall.
    Prop, M.M.A. (1991), 'Het belang van de organisatiestructuur.' Banking Review, december 1991, pp. 40-44.
    Simon, M. (1989), De strategische functietypologie. Deventer, Kluwer Bedrijfswetenschappen.