|
|
Door Bernard Hulsman & Pieter Ippel1
Het gebruik van moderne informatiesystemen in de
arbeidsorganisatie kan de privacy van werknemers bedreigen. De
Wet persoonsregistraties en daarin doorwerkende normen van
arbeidsrecht vereisen dat rechtmatige belangen van werknemers
worden beschermd bij implementatie van dergelijke systemen.
Privacywaarborgen dienen al bij de ontwikkeling van
informatiesystemen te worden ingebouwd. Hoe dit werkt wordt
uiteengezet aan de hand van een aansprekend voorbeeld. Vier
beginselen van privacybescherming geven een handvat voor het
vinden van oplossingen.
What is whispered in the closet shall be pro-claimed from the
house-tops. (Warren & Brandeis, 1890)
De inrichting van ruimteschepen in science-
fictionfilms weerspiegelt vaak de opvatting van de maker over de
modernst mogelijke kantoorinrichting in zijn tijd. Omgekeerd
vertonen voorstellingen over het kantoor van de toekomst grote
overeenkomsten met een geavanceerd commandocentrum van een
ruimteschip. De werknemer zal plaats nemen aan een dashboard,
bestaande uit een touch-screen met ingebouwde scanner, microfoon
en camera. Daarmee kan een veelheid van informatie- en
communicatiesystemen worden bediend voor een grenzeloze tocht
door 'media space'. De technologie voor een dergelijke
werkomgeving is al voorhanden.2 Fabrikanten en onderzoekers
bereiden de toepassingen voor.
De Delftse arbeids- en organisatiepsycholoog Andriessen wees
eerder in dit blad al op het vrijheidsverhogende potentieel van
deze nieuwe technologie.3 Daarvoor moet wel het belangrijkste
gevaar worden bezworen: het gebruik daarvan voor ongebreidelde
gedragscontrole binnen de arbeidsorganisatie. In de door hem
geformuleerde voorwaarden besteedt Andriessen opmerkelijk genoeg
geen aandacht aan de informationele privacy, terwijl het naar
onze mening gaat om een kernbegrip in het streven naar een
'technologie van de vrijheid'. Privacywetgeving en daarin
doorwerkende arbeidsrechtelijke normering beperken de
mogelijkheden tot controle nu al, door grenzen te stellen aan
observatie en het gebruik van verkregen informatie voor controle
en daarmee voor te vergaande beheersing van menselijk
gedrag.
Bij privacy gaat het tevens om beginselen als
zorgvuldigheid, fair play en gelijke behandeling in verband met
het verwerken van informatie over personen. Zo opgevat is eerbied
voor de persoonlijke levenssfeer het verdisconteren van
gerechtvaardigde belangen bij introductie van nieuwe technologie
waarmee mensen worden geobserveerd en geregistreerd. Het
respecteren van dit belang zou wel eens een doorslaggevende rol
kunnen spelen bij de acceptatie van nieuwe technologie. Het kan
dus voor aanbieders van technologie ook in commercieel opzicht
voordelig zijn van te voren de privacydimensie expliciet te
overwegen.
In dit artikel gaan we nader in op het door Andriessen als
hét voorbeeld aangehaalde project van het Xerox Palo Alto
Research Laboratorium, waar ook privacy-aspecten beslissend
konden zijn bij het ontwikkelen van een multimediale
werkomgeving. Aan de hand van dit voorbeeld zal nader worden
verhelderd wat de belangrijkste beginselen zijn die aan
privacybescherming ten grondslag liggen, als oriënterend
kader voor het nemen van beslissingen over de implementatie van
nieuwe communicatie- en informatiesystemen.
Aan het eind van dit artikel stellen we kort de vraag aan de
orde of privacybescherming het globale inzicht in
organisatorische processen verhindert. Naar onze mening zijn er
wel degelijk mogelijkheden om personeelsinformatie op een
geaggregeerd niveau te gebruiken, mits daarbij een aantal
waarborgen in acht worden genomen.
Een voorbeeld: het RAVE-systeem
Onderzoekers verbonden aan het onderzoekslaboratorium van Rank
Xerox EuroPARC in Cambridge (Verenigd Koninkrijk) namen zichzelf
als studieobject bij het ontwikkelen van een
multimediawerkomgeving. Ter verbetering van de onderlinge
samenwerking moesten videocamera's, microfoons en een
computergestuurd netwerk de meer informele communicatie
ondersteunen. Het hiervoor ontwikkelde RAVE-systeem (Ravenscroft
Audio Video Environment) maakt het mogelijk om op vijf
verschillende manieren 'in te breken' in ruimtes waar collega's
aanwezig zijn (zie kader 1).
Het interessante van dit experiment is dat het niveau van de
aan te bieden privacybescherming niet bij voorbaat vaststond,
maar een onderzoeksvraag op zichzelf vormde. Al bij het
ontwikkelen van het RAVE-systeem konden zo een aantal
privacy-aspecten worden meegenomen en een aantal belangrijke
waarborgen worden ingebouwd. De gebruikers van het RAVE-systeem
formuleerden als belangrijkste wensen: (1) om zelf te kunnen
bepalen wie hen kan zien of horen in een bepaalde periode, (2) om
te weten wanneer iemand hen daadwerkelijk ziet of hoort en (3) om
de intentie van degene die verbinding zoekt te kennen. Door het
systeem uit te rusten met een aantal controle- en
kennisgevingsfaciliteiten konden deze wensen worden gehonoreerd.
De onderzoekers zochten naar een vorm die de werkzaamheden zo min
mogelijk zou verstoren.
Gebruikers van het RAVE-systeem kregen de mogelijkheid om
zelf vooraf de kring van gerechtigden voor elke soort verbinding
te bepalen. Niet iedere collega was dus steeds bevoegd om iedere
soort verbinding met een bepaalde werkruimte te gebruiken.
Daarnaast kondigden geluidssignalen steeds een daadwerkelijke
aanvraag tot contact aan: bij een 'glance' was het geluid te
horen van een opengaande deur. Bij beëindiging dat van een
dichtgaande deur. Het geluid van een klop op de deur kondigde een
aanvraag voor een videophoneverbinding aan. Aan de soort van de
aangevraagde verbinding viel de intentie daarvan al op te maken:
'Ben je er al?', 'Kan ik je storen?' of 'Ik wil je (even)
spreken'. De geadresseerde hoefde niet iedere aanvraag te
honoreren maar kon deze weigeren ('niet storen'). De onderzoekers
trekken als conclusie van het experiment: 'Big Brother would have
a difficult time at EuroPARC, both because we can restrict his
access and because we can hear him coming.'4
Controle door de werkgever
In het bovengenoemde experiment speelde het belang van de
werkgever bij observatie en registratie nauwelijks een rol. Niet
iedereen werkt echter in een relatief vrije en creatieve
werkomgeving van een onderzoeksinstituut. De verhouding tussen
werkgevers en werknemers heeft meestal een zakelijk karakter.
Bedrijven en instellingen nemen hun medewerkers niet aan vanwege
hun mooie blauwe ogen, maar omdat zij een bepaalde prestatie
moeten leveren. Hoe mooi er tegenwoordig ook over 'human
resources management' wordt gesproken, deze sympathieke retoriek
moet niet verhullen dat de relatie werkgever-werknemers steeds
een verticaal, hiërarchisch element kent.
Bij het inrichten van een multimediale werkomgeving moeten
we het dus ook hebben over macht en zeggenschap. Werkgevers laten
zich niet zomaar de toegang tot de werkplek ontzeggen of kondigen
hun komst en de intentie daarvan niet steeds van te voren aan. In
de afgelopen vijftien jaar is het belang van privacy op de
werkplek 'ontdekt'. Op het eerste gezicht lijkt dit paradoxaal:
de werksituatie lijkt bij uitstek openbaar domein, waar de baas
toezicht moet kunnen uitoefenen. Voor eerbiediging van de
persoonlijke levenssfeer van werknemers zou dan ook geen ruimte
zijn. Toch wordt, bijvoorbeeld in bedrijfskundige literatuur, de
waarde van een zekere mate van autonomie voor werknemers
onderstreept: zij moeten een bepaalde vrijheid hebben bij het
uitvoeren van de hen opgedragen taken, op straffe van verlies van
arbeidsproduktiviteit. Waarmee maar gezegd is dat respect voor
het individu en diens persoonlijke levenssfeer niet alleen
dienstbaar is aan persoonlijke belangen maar ook aan het
bedrijfsbelang.
Van oudsher houden werkgevers toezicht op het gedrag en de
prestaties van hun personeel. Privacyvraagstukken in
arbeidsverhoudingen zijn in die zin niet nieuw.5 Wel nieuw is het
technologische instrumentarium voor waarneming, registratie en
analyse van persoonlijk gedrag. Moderne communicatie- en
informatiesystemen brengen tot dusver ongekende mogelijkheden
binnen het bereik van de werkgever om werknemersgedrag te
controleren, te meten en te beoordelen. Het observeren van
werknemers blijft niet meer beperkt tot het nemen van
steekproeven. Zonder onderbreking kan nu een veelheid van
activiteiten gedetailleerd worden waargenomen. De resultaten
daarvan kunnen eenvoudig bewaard blijven. Door deze gegevens in
verband te brengen met allerlei andere, reeds aanwezige
informatie over een werknemer, ontstaat een geweldig
analyse-instrument dat kan worden ingezet bij het nemen van soms
ingrijpende beslissingen. Steeds meer informatie zal bruikbaar
blijken te zijn voor analyse van arbeidsprestaties en daarmee
voor beïnvloeding van werknemersgedrag.
Iedereen zal het over eens zijn dat werkgevers en
leidinggevenden bij hun machtsuitoefening bepaalde grenzen in
acht moeten nemen. Het gaat erom een nieuwe belans te vinden. De
Wet persoonsregistraties en daarin doorwerkende normen van goed
werkgeverschap en goed ondernemerschap bieden voor deze
problematiek een bruikbaar toetsingskader.6
Vier beginselen van privacybescherming
Bij het zoeken naar evenwicht ter bescherming van de persoonlijke
levenssfeer in arbeidssituaties dienen vier beginselen in acht te
worden genomen.
Terughoudendheid bij observatie en
registratie van feiten of gedragingen met
een privé-karakter
In bepaalde ruimtes op het werk mogen geen camera's of microfoons
worden geplaatst. Werknemers moeten zich kunnen onttrekken aan
inmenging door de werkgever in hun woning, in hun vrije tijd en
bij het vervullen van andere rollen in de arbeidsorganisatie (als
vakbonds- of OR-lid, als klant, als gebruiker van
niet-functiegebonden faciliteiten). De werkgever hoeft niet
direct van alle feiten over het persoonlijke leven of dat van het
gezin op de hoogte te zijn (zwangerschap, huwelijksproblemen,
familieomstandigheden). Bepaalde gedragingen, persoonlijke
gedachten of emotionele uitingen moet men aan het alziende en
'alwetende' oog van de camera of de computer kunnen onttrekken.
Er moet een zekere ruimte zijn voor informele communicatie en
correspondentie (even een praatje maken, de huisarts bellen voor
een afspraak).
Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd door waar mogelijk een
kans te bieden aan de medewerkers om zich aan observaties of
registraties te onttrekken (opting-outmogelijkheden). Ook
Andriessen bepleit dat men bij toenemende interactiemogelijkheden
moet leren elkaar niet onnodig lastig te vallen. In de
experimentele werkomgeving van het Xerox RAVE-systeem werd
expliciet de mogelijkheid geboden te kiezen om bepaalde
verbindingen toe te staan dan wel te weigeren.
Wanneer dat niet mogelijk is dient er een duidelijke
noodzaak te bestaan tot observatie of registratie, waarbij voor
de minst belastende methode moet worden gekozen. Het aanbrengen
van waarborgen tegen misbruik of oneigenlijk gebruik kan een
gekozen methode minder indringend maken. Aangewezen waarborgen
bij registratiesystemen zijn bijvoorbeeld beveiliging, het
beperken van toegangsrechten of verstrekkingen aan derden en
daarmee het beperken van bepaalde gebruiksmogelijkheden,
procedures die zien op de juistheid en volledigheid van het
vastgelegde en dergelijke. Andriessen zegt met zoveel woorden dat
het in de toekomst wel eens belangrijker zou kunnen worden om
informatie te vernietigen en contacten te mijden, dan om
informatie te verspreiden en interactiekanalen aan te leggen.
Transparantie
Andriessen is van mening dat medewerkers allereerst moeten weten
hoe de apparaten en de software werkt, om te kunnen leren zich te
beschermen tegen de nadelen van de moderne technologie. Juist om
die reden eist de privacywetgeving dat de werking, de inrichting
en het gebruik van informatiesystemen met persoonsgegevens voor
de betrokkenen doorzichtig zijn (zie kader 2).
Duidelijk moet zijn welke feiten en gedragingen worden
waargenomen en geregistreerd. Dit behoort niet achter de rug van
de betrokkenen om te gebeuren. Van observatie en
registratiepraktijken dient de betrokkene op de hoogte te zijn.
Ook moet iedereen zich makkelijk op de hoogte kunnen stellen van
het gebruik van de verkregen informatie. Met name moet duidelijk
zijn welke gegevens van belang kunnen zijn bij de individuele
beoordeling van medewerkers. Overleg en informatie vooraf is dus
geboden.
De werking en het gebruik van een persoonsregistratie moet
worden vastgelegd in een aanmeldingsformulier (bij de overheid in
een reglement).
Voor eenvoudige doorsnee-registraties kan een wettelijk
standaardregime ('genormeerde vrijstelling') van toepassing
worden verklaard. De toepasselijke regeling hoort om redenen van
transparantie voor iedereen kenbaar te zijn.
Doelbinding
Voordat tot observatie of registratie wordt overgegaan moet het
doel daarvan worden vastgelegd. Andriessen betoogt terecht dat
zichtbaarheid, volgbaarheid en bereikbaarheid niet bedreigend
hoeven te zijn wanneer deze uitsluitend ten dienste staat van
verbetering van de interne communicatie en niet aan
gedragscontrole. Maar het is ook terecht dat werknemers in dat
geval verlangen dat deze doelbinding op papier komt en
daadwerkelijk in acht wordt genomen (zie kader 2).
Als zuiverheid van oogmerk in het algemeen een beginsel is
van behoorlijk ondernemerschap of goed werkgeverschap, valt niet
in te zien dat dat niet zou hoeven te gelden voor de inrichting
van de informatievoorziening. Het zuiver formuleren van de
doelstellingen van een informatiesysteem is dan ook van het
grootste belang. Ongewenste neveneffecten zoals in het volgende
voorbeeld voor de klant (zie kader 3) kunnen zo al worden
tegengegaan.
Het werken met onvoldoende gespecificeerde doelstellingen
zet allerlei wettelijke waarborgen op de tocht. Zo mogen niet
meer gegevens worden vastgelegd dan het doel rechtvaardigt. De
informatie mag niet worden gebruikt voor andere doeleinden. Het
gebruik van de gegevens is voorbehouden aan de personen binnen de
organisatie die objectief een taak hebben bij het bereiken van
het gestelde doel. Als de geregistreerde geen toestemming heeft
gegeven en evenmin een wettelijk voorschrift daartoe verplicht,
kunnen derden buiten de organisatie alleen gegevens ontvangen als
dat voortvloeit uit het doel. Wanneer de gegevens niet meer
relevant zijn voor het daaraan gestelde doel dan dienen ze te
worden verwijderd.
Rechten van geregistreerden
Organisaties moeten de betrokkenen ervan in kennis stellen
wanneer gegevens over hen worden verzameld en vastgelegd. Men
moet kunnen weten om welke gegevens het gaat en wat het doel is
van de betreffende registratie.
Werknemers hebben het recht om de over hen opgenomen
gegevens in te zien en indien nodig te laten corrigeren, te
verwijderen of aan te vullen. Tevens kan men inlichtingen
verlangen over de herkomst en over eventuele verstrekkingen
buiten de organisatie.
Werknemers hebben zowel individuele als collectieve
mogelijkheden om te waarborgen dat de hierboven genoemde
principes ook in de praktijk worden nageleefd. Een uitbreiding
van het adviesrecht van de ondernemingsraad tot automatisering of
procesinnovatie is in de maak.
Uit werkgeverskring komt in toenemende mate het signaal dat
men de buik vol heeft van wat men wel en niet mag registreren.
Deze klacht moet wel met enige korrels zout worden genomen. De
experimenten met het RAVE-systeem tonen aan dat het heel goed
mogelijk is om aan diverse belangen tegemoet te komen en al
tijdens de systeemontwikkeling waarborgen in te bouwen. Het is
zeker niet zo dat de privacyregels tot een explosie van
regelzucht leiden. Maar het ervaringsfeit dat informatiesystemen
de neiging hebben een steeds groter domein te gaan bestrijken,
maakt tegenspel en kritische bezinning nodig. Juist daar zijn de
achter de specifieke regels schuilgaande zorgvuldigheids- en
privacybeginselen onmisbaar.
Geblokkeerd inzicht in organisaties?
Teulings (1994) en enkele andere auteurs hebben in verschillende
publikaties gewezen op het belang van het gebruik van
personeelsinformatiesystemen voor het verkrijgen van meer inzicht
in organisatorische processen en het opsporen van knelpunten in
bedrijven en instellingen. Daarbij lijken zij te suggereren dat
de aandacht voor privacybescherming overdreven vormen heeft
aangenomen en de aandacht afleidt van de kwesties 'waarom het
werkelijk gaat'.
Het is zeker niet aan te bevelen de privacyproblemen op te
kloppen, zodat een onwerkelijk fantoom ontstaat. Dat neemt niet
weg dat alertheid geboden is, zowel met het oog op het
respecteren van autonomie van de betrokken personen als gelet op
de waarde van goede onderlinge verhoudingen en een gezonde
bedrijfscultuur.
Ook lijkt het ons een misvatting dat privacywaarborgen het
lokaliseren van problemen in organisaties zou verhinderen. Het
opstellen van sociale kengetallen moet mogelijk zijn. Dergelijke
vormen van sociaal-wetenschappelijk beleidsonderzoek kunnen zeker
belangrijke kennis produceren en kan er toe leiden dat beter
gefundeerde beslissingen worden genomen. In een aantal gevallen
zal het bij geaggregeerde gegevens op globale schaal niet om
persoonsgegevens gaan. Maar wanneer het wel om gegevens gaat die
tot individuen of kleine werkeenheden zijn te herleiden, zullen
de onderzoekers, beleidsadviseurs en het opdrachtgevende
management in ieder geval op een open manier inlichtingen moeten
verschaffen aan betrokkenen over de opzet en bedoeling van het
beleidsonderzoek. Ondernemingsraden zullen bij dit gebruik van
personeelsinformatiesystemen moeten worden betrokken. Ook hier
geldt dat informatie niet 'achter de rug' van de werknemers om
moet worden verzameld.
De gevonden stuur- en kengetallen zijn een hulpmiddel bij
het voorbereiden van zo verantwoord mogelijke beslissingen, maar
dergelijke kwantitatieve data vragen altijd om interpretatie en
reflectie. Het lijkt ons dat degenen die door de beslissingen
worden geraakt bij de voorbereiding daarvan en bij de
interpretatie van de onderzoeksresultaten, hun invloed moeten
kunnen uitoefenen. Ken- en stuurgetallen kunnen indicaties geven
voor wenselijke veranderingen in organisaties, maar wanneer ze te
zeer een eigen leven gaan leiden kunnen ze - misschien onbedoeld
- aanleiding geven tot een onwenselijke vorm van sociale
technologie.
Conclusies
In dit artikel laten we zien dat het niet gaat om juridische
fijnslijperij bij het aandacht vragen voor de privacydimensie van
nieuwe toepassingen van informatietechnologie. De hier centraal
staande principes hebben als doel bij te dragen aan het
zorgvuldig omgaan met medewerkers en - daarmee - aan de kwaliteit
van het werk. Openheid, verstandige keuzes vooraf en
correctiemogelijkheden daarna zijn nodig om te voorkomen dat het
aan arbeidsverhoudingen inherente controle-aspect te zeer de
overhand krijgt.
Andriessen, J.H.E., 'abc van telematica toepassingen'. Informatie
& Informatiebeleid, 1993, nr. 3, pp. 56-63.
Frankel, M., 'Big Brother is watching'. Newsweek, 22 augustus
1994, pp. 30-31.
Gaver, W. (ed), 'Realizing a video environment: EuroPARC's RAVE
System.' Proceedings acm Conference on Human Factors in Computing
Systems, chi '92, Monterey (Cal), usa, mei 1992, pp. 27-35.
Hulsman, B.J.P. en P.C. Ippel, Personeels-informatiesystemen. De
Wet persoonsregistraties toegepast. Den Haag, Registratiekamer,
juli 1994. Achtergrondstudies en verkenningen nr 1. Te bestellen
bij: sdu/dop, tel. 070-3789830, bestelnr. dpareg 1341, f 25,-
(incl. verzendkosten).
Stichting van de Arbeid, Kunt u mij volgen? Privacy op de
werkplek, een leidraad voor ondernemingen. Den Haag, Stichting
van de Arbeid, 27 juli 1994. Publikatienr. 3/94.
Terstegge, J.H.J. en H.H. de Vries, Privacy in
arbeidsverhoudingen. Den Haag, ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid, 1994.
Teulings, A.W.M., 'Bescherming versus openbaarheid.
Ontwikkelingen in technologie en praktijk van
personeelsinformatiesystemen.' Informatie & Informatiebeleid,
1994 no. 4.
Warren & Brandeis, The Right to Privacy, 1890
|
|
